Les obligations dans l'entreprise sont simplifiées puisque la communication « par tout moyen » aux salariés de certaines informations remplace plusieurs affichages obligatoires et que l'obligation de tenir divers documents à disposition de l'administration se substitue à l'envoi, à celle-ci, de ces documents. Ces nouvelles règles sont entrées en vigueur le 23 octobre 2016.

Communiquer au lieu d'afficher

Communiquer « par tout moyen ». - Depuis le 23 octobre 2016, l'employeur peut communiquer certaines informations « par tout moyen » au lieu de les afficher pour les porter à la connaissance des salariés (voir tableau). Il peut ainsi utiliser des modes de communication plus modernes : intranet, e-mails, etc.

Ces supports présentent notamment l'avantage de toucher plus facilement les salariés itinérants, en télétravail, en mission chez des clients,etc.

Afficher quand même. - L'employeur peut néanmoins continuer de procéder à des affichages. En effet, ceux-ci sont parfois tout à fait adaptés à l'entreprise (ex. : si peu de salariés ont accès à des postes informatiques).

Il pourra alors choisir de s'en tenir aux affichages ou de mixer ceux-ci avec une communication par tout moyen.

Suppression d'une communication collective. - Dans le cas particulier de la communication relative à l’ordre des départs en congés payés, une information individuelle se substitue au doublon information individuelle/affichage (décret 2016-1418 du 20 octobre 2016, art. 2 ; c. trav. art. D. 3141-6).

Fin de la transmission de documents

Tenir à disposition les documents. - Les obligations des employeurs en matière de transmission de documents à l’administration sont simplifiées dans des domaines assez spécifiques (décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, JO du 22). En pratique, l’employeur n'a plus à transmettre les documents concernés à l’inspection du travail, c'est à l'agent de contrôle qui souhaite les consulter de les lui demander.

À noter

L’envoi obligatoire à l’inspection du travail du duplicata de l’affiche relative à l’horaire collectif de travail est supprimé (c. trav. art. L. 3171-1 et D. 3171-17 abrogé).

Documents concernés. - L’employeur va conserver, en vue d’une éventuelle demande de présentation par l’agent de contrôle :

-l’avis du comité d’entreprise relatif à la mise en œuvre d’horaires à temps partiel quand le temps partiel a été mis en place dans l’entreprise sur décision de l’employeur en l'absence d’accord collectif prévoyant ce mode d’organisation du temps de travail (c. trav. art. L. 3123-26 et D. 3123-1) ;
-le récépissé attestant de la déclaration à la CNIL d’un traitement automatisé de données personnelles relatif aux documents de contrôle de la durée du travail (c. trav. art. D. 3171-15), tel que le décompte de la durée du travail quotidienne et hebdomadaire qui doit être tenu pour les salariés ne travaillant pas selon le même horaire collectif [voir Dictionnaire Social, « Horaires de travail (justification) »].
On notera que d'autres obligations très spécifiques sont concernées (ex. : le rapport annuel du CE sur l’organisation, le fonctionnement et la gestion financière du service social, le nom et adresse du médecin surveillant le local dédié à l’allaitement).

Service juridique